Alloggiati Web: come comunicare gli ospiti alla Polizia di Stato in 5 minuti

Ogni host italiano è obbligato per legge a comunicare alla Polizia di Stato i dati dei propri ospiti entro 24 ore dall'arrivo. Lo strumento da usare è il portale Alloggiati Web, gestito dal Servizio Polizia Scientifica del Dipartimento di Pubblica Sicurezza. In questa guida vediamo come funziona, quanto tempo hai per inviare i dati e come automatizzare tutto il processo con un check-in digitale.

Cosa dice la legge

L'obbligo nasce dall'art. 109 TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, R.D. 773/1931) e dalle successive disposizioni del Ministero dell'Interno. In sostanza:

Chiunque dia alloggio in strutture ricettive, anche occasionalmente e per locazioni brevi, deve comunicare le generalità degli ospiti alla Questura competente per territorio entro 24 ore dall'arrivo (o subito, se il soggiorno è inferiore a 24 ore).

La comunicazione vale per tutti gli ospiti maggiorenni, e include anche i cittadini italiani. I minori non vanno comunicati singolarmente, ma vengono accorpati alla scheda dell'accompagnatore maggiorenne.

Cos'è Alloggiati Web

Alloggiati Web è il portale telematico ufficiale della Polizia di Stato che permette di inviare le schedine di pubblica sicurezza in formato digitale, sostituendo l'invio cartaceo o via fax dei decenni passati. È disponibile all'indirizzo alloggiatiweb.poliziadistato.it.

L'invio può avvenire in due modi:

• Manuale: compili a mano una schedina per ogni ospite, direttamente sul portale
• File TXT: carichi un file formato PS con le schedine già compilate
• Web Service SOAP: tramite software gestionali certificati come CIN Manager

Come registrarsi al portale

La registrazione si fa una sola volta per host, e si articola in tre fasi:

1. Richiesta credenziali

Vai sul portale Alloggiati Web e clicca su "Registrazione". Compila il modulo con i tuoi dati e quelli della struttura, indicando il CIN e gli estremi catastali dell'immobile. Stampa il modulo PDF generato.

2. Consegna del modulo in Questura

Il modulo stampato va consegnato fisicamente alla Questura competente (o, in alcune province, all'ufficio Stranieri/Stato Civile), insieme a:

• documento d'identità in corso di validità
• visura camerale (per soggetti d'impresa) o codice fiscale (per privati)
• visura catastale dell'immobile o copia contratto di affitto / atto di proprietà

3. Attivazione e prima password

Entro 5-15 giorni lavorativi la Questura ti invia (di solito via PEC) le credenziali di accesso:

• utente (username)
• password iniziale (da cambiare al primo accesso)
• Web Service Key (WS Key) — fondamentale per chi vuole usare l'invio automatico

Conserva queste credenziali con la massima cura: la WS Key in particolare permette l'invio automatizzato delle schedine.

Il formato della schedina PS

La schedina deve seguire un formato testuale rigido (record a larghezza fissa) definito dalla Polizia di Stato. Ogni file inviato contiene:

• Record di testata (codice 16): codice struttura (CIN), data di arrivo, numero ospiti
• Record per ogni ospite (codice 17): cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero documento, luogo e data di rilascio

Esempio di record ospite (semplificato):

17ROSSI                                             MARIO                         M19850513ROMA     ITITAPASOR123456789               ROMA     20200115

Ogni campo ha una lunghezza esatta in caratteri e va riempito con spazi se più corto. Sbagliare anche un solo carattere fa rifiutare l'intera schedina dal sistema.

La deadline di 24 ore

L'obbligo di comunicazione entro 24 ore dall'arrivo è tassativo. Significa che:

• se l'ospite arriva lunedì alle 18:00, hai tempo fino a martedì alle 18:00 per inviare la schedina
• per soggiorni brevissimi (sotto le 24 ore), la comunicazione va inviata subito all'arrivo
• la comunicazione va fatta anche per gli italiani, non solo per gli stranieri

In passato, alcune Questure tolleravano leggeri ritardi. Dal 2025, con l'inasprimento dei controlli legato anche al CIN, i ritardi sono sempre più sanzionati.

Sanzioni

L'art. 17 TULPS prevede una sanzione amministrativa da 103 a 1.549 € per ogni omessa o tardiva comunicazione. La sanzione si applica per ogni schedina mancante: se hai ospitato una famiglia di 4 maggiorenni senza comunicare, rischi fino a 6.196 €.

Inoltre, in caso di reiterazione, la Questura può segnalare l'host al Comune per ulteriori provvedimenti, fino alla sospensione dell'attività ricettiva.

Errori più comuni

1. Saltare l'invio per parenti o amici "fidati": la legge non distingue, va comunicato tutto
2. Inserire data di nascita o documento sbagliata copiandola in fretta dal documento
3. Sbagliare il codice di cittadinanza (la Polizia usa codici a 3 lettere, es. ITA per Italia, FRA per Francia)
4. Inviare dopo la mezzanotte del giorno successivo, sforando le 24 ore
5. Non avere la WS Key: senza, devi obbligatoriamente fare tutto a mano sul portale

Come automatizzare con il checkin digitale

Compilare manualmente schedine PS è tedioso e a rischio errore, soprattutto quando hai più immobili o gestisci famiglie con più componenti. La soluzione moderna è il check-in digitale:

1. Dopo la prenotazione, invii all'ospite principale un link sicuro via email
2. L'ospite compila i dati e fotografa il documento dal proprio smartphone — anche dei minori, se vuoi tenere traccia
3. Il sistema valida automaticamente i dati nel formato richiesto dalla Polizia
4. Con un clic invii tutte le schedine al portale Alloggiati Web tramite Web Service SOAP (serve la WS Key)

CIN Manager integra tutto questo flusso:

• link checkin via email automatico alla conferma della prenotazione
• raccolta dei documenti d'identità con caricamento foto fronte/retro
• generazione automatica del file PS conforme
• invio tramite Web Service alla Polizia di Stato con conferma di ricezione
• modalità sandbox per testare il flusso senza inviare realmente

Risultato: passi da 15-20 minuti per prenotazione a meno di 2 minuti, con zero rischio di errore di formato.

In sintesi

L'invio ad Alloggiati Web è uno dei tre pilastri della compliance per affitti brevi (insieme a CIN e tassa di soggiorno). La deadline è breve, il formato rigido e le sanzioni alte, ma con la giusta automazione l'intero processo diventa praticamente invisibile. Se gestisci più di una manciata di prenotazioni all'anno, automatizzare non è un lusso: è la cosa che ti permette di dedicare tempo agli ospiti invece che alla burocrazia.